Iedere ondernemer is volgens het fiscaal en burgerlijk recht wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren.

Deze bewaarplicht geldt voor de gehele administratie van de onderneming. Dus niet alleen voor de financiƫle administratie of de boekhouding, maar ook voor contracten, personeelsgegevens, correspondentie, productierapportages, agenda's, notities enzovoorts. Het niet op de juiste manier bewaren van de administratie wordt gezien als een strafrechtelijke overtreding. Bent u er niet zeker van welke gegevens u moet bewaren, dan kunt u daarover bij de belastingdienst informatie inwinnen.

De bewaartermijn van zeven jaar is een minimumverplichting. Voor gegevens die van belang zijn voor de omzetbelasting is het aan te raden deze langer te bewaren.

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken moet men de gegevens met betrekking tot onroerende zaken 10 jaar bewaren.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Men moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet een ondernemer niet aan zijn bewaarplicht. Wel kan hij, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Het is verstandig om hierover vooraf overleg te plegen met de Belastingdienst. Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht

Houdt u zich niet aan de bewaarplicht dan kunt u in geval van een faillissement, ook als directeur van een vennootschap, hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden voor eventuele premie- en belastingschulden. Voor het opzettelijk verduisteren van administratieve gegevens kunt u een boete of zelfs gevangenisstraf krijgen.