De kleine ondernemer
zelf boekhouden of uitbesteden?

De kleine ondernemer kan zijn uitgaven vaak beperken als het gaat om de kosten van de boekhouding. Kleine ondernemers besteden de boekhouding in de meeste gevallen uit aan een administratie- of accountantskantoor. Hoe zij de gegevens aanleveren varieert van de beruchte schoenendoos met bonnetjes tot gegevens in digitale vorm. Daarnaast zijn er ondernemers, maar dat is de minderheid, die zelf de boekhouding voeren en het administratiekantoor alleen inschakelen voor periodieke controles en rapportages en voor belastingaangiftes zoals de aangifte omzetbelasting, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Wat kan de ondernemer zelf doen?
Als het gaat om de boekhouding zijn veel ondernemers zeker in staat om zelf, een belangrijk deel van, de administratie te doen. We hebben het dan in beginsel over een grootboek en debiteuren- en/of crediteurenadministratie. In de regel worden de boekingen handmatig vastgelegd of (deels) aangeleverd vanuit een ander systeem. Een voorbeeld van dit laatste zijn de kassatransacties of dagtotalen uit een kassasysteem en de openstaande postenlijst van de (verkoop)facturen. Ook inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften (al dan niet via het inlezen van elektronische afschriften) kan menig kleine ondernemer prima zelf vastleggen. De factor tijd is vaak een beperking, maar aan kennis zal het meestal niet liggen. Het gaat er dus om welk deel van de boekhouding de ondernemer zelf wil en kan voeren. Dat is een kwestie van afstemmen met het administratiekantoor.

Kosten van uitbesteden
Bij het kostenplaatje gaat het aan de ene kant om de besparing op accountantskosten en aan de andere kant om de kosten van een boekhoudpakket. Tarieven van accountants- en administratiekantoren lopen fors uiteen. In de praktijk kunnen deze tarieven oplopen tot ver boven de 100,- euro per uur. De hoogte van het tarief is mede afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden. Het invoeren van boekingen door een administratiekantoor zal nu eenmaal minder kosten dan een wettelijke controle door een Registeraccountant. Gelukkig hebben de meeste MKB-ondernemers met dit laatste weinig van doen.

Besparen op kosten
Zelfs zonder de aanschaf van een boekhoudpakket is al een besparing mogelijk.. Als ondernemers de aan te leveren stukken zelf coderen bespaart dit in de kosten. Kleine ondernemers kunnen de administratie van bijvoorbeeld kasstaten zelf bijhouden via het softwareprogramma Excel. Het aanleveren van alleen de bonnetjes kost natuurlijk meer tijd om uit te zoeken dan met een bijgeleverde excel-sheet. Als achteraf eens per kwartaal of per jaar een schoenendoos wordt aangeleverd met alle boekingsdocumenten door elkaar en zonder codering dan zal het administratiekantoor daar van zelfsprekend meer werk aan hebben. Zelf de zaak ordenen en coderen (inkoopfacturen op volgorde, duidelijk aangeven waarop bonnetjes betrekking hebben, e.d.) kan dus al een besparing opleveren.