De WerkKostenRegeling (WKR) 2015

Vanaf 2011 was de toepassing van de werkkostenregeling nog facultatief maar met ingang van 1 januari 2015 gaat deze regeling voor iedere werkgever gelden. Wat betekent de werkkostenregeling voor u in de praktijk?

De WKR 2015 is een nieuwe fiscale behandeling van alle 29 losse onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever mag verstrekken aan zijn werknemers. Dit kan uiteenlopen van een vaste kosten- of kilometervergoeding, verstrekken van een telefoon of laptop tot personeelsfeesten en de fiets van de zaak.

Samengevat houdt de regeling in dat u 1,2% van de loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven. Dit is de zogenaamde vrije ruimte. Alle vergoedingen en vertrekkingen moeten, op een aantal genoemde uitzonderingen na, inclusief de BTW worden opgeteld. Echter, is het jaartotaal hoger dan de berekende 1,2% dan wordt over het bedrag dat boven de vrije som uitkomt een loonheffing van 80% geheven.

Is uw loonsom bijvoorbeeld € 150.000 dan is de vrije ruimte € 1.800,- inclusief omzetbelasting. Voor iedere euro die hier boven komt betaald u € 0,80 eindheffing.

De regeling kent ook fiscale vrijstellingen. Vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder de volgende categorieën worden niet meegenomen in de vrije ruimte.

Brutoloon/ eindheffingsloon

  • Het vaste loon, toeslagen en vakantiegeld
  • De auto van de zaak
  • Belaste kostenvergoedingen

Nihilwaarderingen/noodzakelijke vergoedingen

  • Voorzieningen op de werkplek (desktop computer, bureau telefoon, kopieerapparaat)
  • Attenties tot € 25 (geen waardebonnen/geld)
  • Arbo-voorzieningen/bedrijfsfitness op de werkplek
  • Consumpties (geen maaltijd) op de werkplek
  • Werkkleding, mobiele telefoon, laptop, gereedschappen

Gerichte vrijstellingen

  • Reiskosten openbaar vervoer
  • Zakelijke kilometervergoeding € 0,19 max.
  • Eten/overnachting tijdens dienstreizen
  • Zakelijke verhuiskosten
  • Cursussen, studie, congressen
  • Outplacement EVC procedures
  • Kosten wegens tijdelijk verblijf buiten land van herkomst

Alle andere vergoedingen en verstrekkingen maken automatisch deel uit van de werkkostenregeling en vallen binnen de berekende vrije ruimte.
De meest voorkomende zijn:

  • Kerstpakketten, geschenken bij jubilea e.d.
  • Vergoeding internet thuis
  • Personeelsfeesten e.d.die buiten kantoor worden gehouden
  • Kinderopvang
  • Vergoeding en verstrekking fiets
  • Reiskostenvergoeding boven € 0,19 per km
  • Golfabonnementen, lidmaatschap Rotary. Lion’s Club e.d.

Vaste kostenvergoedingen

Als u uw werknemers een vaste kostenvergoeding verstrekt dan moet deze gespecificeerd zijn. Deze kosten dienen vervolgens te worden verdeeld naar de kostencategorieën danwel kosten die onder de vrije ruimte vallen.

Ook de directeur-grootaandeelhouder (DGA) valt onder deze regeling. Deze is immers als eigenaar van de BV zowel werkgever als werknemer. Veelal wordt de administratie van een kleine BV jaarlijks achteraf bijgewerkt. Het is daarom van belang om in de loop van het jaar de WKR regelmatig te toetsen om zo een eindheffing te voorkomen. Een voorbeeld.

De loonsom bedraagt € 75.000 per jaar. De vaste kosten vergoeding is € 350 per maand. Voor de auto van de zaak geldt een bijtelling van € 16.500. Zakendiners en overnachtingen worden betaald met de creditkaart van de BV, lunches en parkeerkosten e.d. worden contant betaald. De BV heeft de DGA een laptop en een mobiele telefoon ter beschikking gesteld.

De vrije ruimte bedraagt 1,2% van (75.000 + 16.500) is € 1.098

De vaste kostenvergoeding is op jaarbasis € 4.200
AF: hierin begrepen (aantoonbaar met bonnen)

  1. Parkeerkosten e.d. € 50 per maand € 600
  2. Lunches e.d. € 150 per maand €1.800
  3. Vakliteratuur, documentatie € 1.200

Het saldo van de kostenvergoeding ad € 600 (na aftrek van de vrijstellingen) gaat naar de vrije ruimte. Het door de BV betaald lidmaatschap golfclub valt eveneens in de vrije ruimte €1.500 Het bedrag van de vrije ruimte wordt overschreden met € 1.002 en de eindheffing hierover bedraagt (80%) = € 802
De zakendiners en lunches vallen onder de gerichte vrijstelling, evenals de vakliteratuur. De laptop/mobiele telefoon vallen onder de nihilwaardering.

Bedragen uw vergoedingen minder dan 1,2% van de loonsom, dan heeft u belastingvrije ruimte over dan kunt u deze bijvoorbeeld gebruiken voor een extraatje aan personeelsleden.

De gebruikelijkheidstoets

Deze toets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven deze grens uitkomt , is loon voor de werknemer. Dit is om te voorkomen dat men hoog belast inkomen gaat omzetten in een (omgerekend) lager belast eindheffingsloon. Deze bepaling is met name bedoeld voor DGA’s die zelf hun salaris bepalen.

Wij hebben u in dit artikel op hoofdlijnen geïnformeerd over de nieuwe WKR. En hoewel met deze regeling een vereenvoudiging is beoogd blijft het in de uitvoering een complexe materie. Onze adviseurs kunnen u hier in begeleiden. Neem contact op via 085 2731 989 of stuur een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.