Foto’s bij boekencontrole

Foto’s maken tijdens controle binnen wettelijk kader

Naar aanleiding van een WOB-verzoek (Wet Openbaarheid van Bestuur) is duidelijk geworden hoe belastingdienstmedewerkers moeten omgaan met het maken van foto’s tijdens boekenonderzoeken.

Uit de reactie op het WOB-verzoek blijkt dat er een drietal interne richtlijnen als basis dienen. Daarin wordt uitdrukkelijk kenbaar gemaakt dat het maken van digitale foto’s of een scan met behulp van een smartphone of tablet valt binnen de bevoegdheid van de inspecteur op basis van artikel 49 lid 2 AWR. De met de smartphone of tablet gemaakte foto of scan wordt gelijkgesteld met het in dat artikellid opgenomen begrip kopieën. Gewezen wordt dat het in principe wel moet gaan om relevante gegevens waarvan geen andere vastlegging voorhanden is (bijvoorbeeld een planbord, prijslijst e.d.). Daarnaast mogen ook andere papieren gegevensdragers worden gefotografeerd of gescand.

Een en ander zal wel moeten passen binnen de algemene regels ten aanzien van behoorlijk bestuur. De belastingdienstmedewerkers hebben tevens de plicht de scans en foto’s zo snel mogelijk over te zetten naar de systemen van de Belastingdienst en daarna te verwijderen van de smartphone en/of tablet. Of de richtlijnen inderdaad passen binnen het wettelijke kader voor inlichtingenverplichtingen op grond van de AWR is dus voor het Ministerie van Financiën geen discussie.